公函是一种正式的官方书信，主要用于党政机关、人民团体、企事业单位之间处理公务时使用。其核心特点和要素如下：

一、定义与功能

基本定义

公函是用于不同单位之间联络工作、商洽事务的正式文书，涵盖平行单位、不相隶属单位，也可用于上下级机关的正式沟通。

主要功能

- 联络沟通：

传递信息、协调工作、指导业务；

- 事务处理：包括询问、答复、委托、批准等具体工作；

- 情感表达：如慰问、祝贺等特殊场景。

二、使用范围

适用场景：

下级向上级请示、报告工作；

上级对下级指示、批复；

平行单位商洽合作；

不相隶属单位请求协助。

三、分类与格式

按性质分类

- 商洽函：处理业务往来；

- 询问函：提出问题并等待答复；

- 复函：对询问或请求作出回应；

- 委托函：委托事项及权限说明；

- 慰问信/贺信：表达关怀或祝贺；

- 公开信：面向公众发布信息。

格式要求

公函需具备完整格式，包括：

- 标题（如“关于XX事项的商洽函”）；

- 称谓（如“XX单位负责人”）；

- 正文（简明扼要陈述事由、要求及期限）；

- 签署（单位全称+负责人姓名+日期）。

四、写作规范

语言要求：

简明扼要，避免冗长；

语气恳切，不得使用命令、指示性词汇；

平行或不相隶属单位需使用敬语。

格式规范：

采用A4纸，页边距2.5cm；

顶格填写日期，右对齐正文。

五、法律地位与效力

公函作为正式公文，具有法律约束力，可作为处理争议的依据。其效力与普通书信不同，需以单位名义签署并加盖公章。

总结：公函是公务活动中不可或缺的文书形式，其规范性和严肃性要求较高。正确使用公函有助于维护单位形象，确保信息传递的权威性和有效性。