联络函的写作需要根据具体场景调整格式和内容，以下是综合多个权威来源的写作指南：

一、基本格式结构

标题

- 简洁明了，如“关于[具体事项]的联络函”。

称谓

- 根据对象选择：

- 企业：尊敬的[公司名称]

- 个人：尊敬的[姓名]

- 学术机构：尊敬的[院校名称]

正文

- 开头：

说明联络目的（如业务合作、问题反馈等）。 - 主体：

- 陈述具体事项（如交货要求、人事变动、节假日安排等）。 - 需求说明（如需要对方配合的事项、时间节点等）。 - 结尾：表达感谢或期待回复。

落款

- 包含发函单位名称、日期及负责人签名。

二、写作要点

准确性：

- 用词精准，避免歧义，确保信息传达无误。 - 数据和事实需核对，如采购数量、日期等。

简洁性：

- 用最少文字表达核心内容，避免冗长拖沓。 - 短句分段，突出重点。

具体性：

- 事项描述需明确，如“需在2025年3月31日前提供产品报价”。 - 约束条件需具体（如“仅限A型号产品”）。

礼貌性：

- 语气谦和，使用“敬请”“烦请”等敬语。 - 避免命令式表述。

三、应用场景示例

1. 商务合作类

主题：关于2025年春节放假安排的通知

内容：

放假时间：2025年2月10日（正月初一）至2月21日

要求：请合作伙伴提前调整生产计划，确保节日期间供货稳定。

2. 人事变动类

主题：业务员调整说明

内容：

人员信息：原业务员[姓名]因个人原因离职，已交接工作

后续安排：新业务员[姓名]将负责相关业务。

3. 科研合作类

主题：加强学术交流的建议

内容：

建议定期举办学术研讨会，探讨共同研究课题

可以联合申请科研项目，共享资源。

四、注意事项

格式规范：使用公司信函模板，确保排版整洁。- 附件说明：如需附合同、报价单等文件，需在正文中明确标注。- 回复跟进：重要事项需设定回复期限（如7个工作日内）。

通过以上结构与要点，可有效提升联络函的专业性与沟通效率。