外企使用邮件系统的原因主要有以下几点：

业务复杂性和沟通频繁：

外企的业务往来通常较为复杂，内部沟通也十分频繁，使用邮件作为沟通方式可以确保信息的及时传递和记录，便于后续查阅和跟踪。

专业形象和信任度：

企业邮箱以公司域名作为后缀，能够增强客户对公司的信任度，树立公司的专业形象。这对于外企来说尤为重要，因为客户往往通过邮件来评估公司的规模和实力。

安全性和可靠性：

企业邮箱通常提供更强大的安全措施，包括垃圾邮件过滤、病毒防护和数据加密等，以保护企业信息不被泄露。此外，企业邮箱具有更高的正常运行时间和冗余度，能够确保邮件的及时送达和减少延迟。

便于管理和交接：

企业邮箱允许管理员对账户和邮件进行实时查询和管理，包括开设、删除邮箱、修改密码等操作。员工离职时，企业邮箱可以顺利收回，从而保证客户服务的连续性和业务活动的完整性。

协作工具和支持：

企业邮箱通常包含协作工具，如日历共享、文件共享等，有助于提升团队协作效率。同时，企业邮箱服务商通常提供技术支持和维护服务，减轻企业的IT运维负担。

符合合规性和合法性：

企业邮箱发送的电子邮件在西方已被认定为具有法律效力的数字文件，使用企业邮箱更符合合规性和合法性的要求，特别是在涉及国际贸易时。

海外通邮能力：

对于外贸企业来说，企业邮箱的海外收发功能尤为重要，能够确保邮件在全球范围内的顺畅传递和准确到达。

综上所述，外企使用邮件系统是为了提高工作效率、保障信息安全、增强客户信任度、便于管理和交接，以及符合合规性和合法性要求。常见的邮件系统包括Outlook、Zoho Mail等，这些系统各有优势，能够满足不同企业的需求。