使用会务服务系统的原因主要有以下几点：

提高效率：

会务服务系统通过自动化的管理流程，可以显著提高会议策划、组织、执行等各个环节的效率。例如，系统可以自动生成会议策划方案，包括会议主题、议程、日程、场地布置等，从而减少了人工操作的时间和精力。

信息透明：

系统可以实时更新会议信息，确保参会人员及时获取准确的会议信息，增强了会议的透明度和可追溯性。

协调方便：

会务服务系统的协作功能可以方便地协调各个部门之间的工作，保证会议的顺利进行。系统集成的功能模块覆盖了会议预定、议程规划、在线报名、现场签到、资料共享、数据分析等全环节，实现会务管理的标准化、自动化与智能化。

降低成本：

通过精确的预算和费用管理，会务服务系统可以有效地控制会议成本，降低浪费。系统提供的自动化费用核对和记录功能，减少了手工处理过程，提高了效率和准确性。

数据驱动决策：

会务服务系统的数据分析和评估功能可以帮助用户做出更科学、更合理的决策。系统可以收集和分析大量的会议数据，提供有价值的洞察，支持企业的战略决策。

便捷性：

会务服务系统通常支持多种设备访问，如PC、手机、小程序等，实现跨平台高效协同，让会务管理更加灵活高效。系统配备丰富的海报模板、座位安排工具、数据导出与存储功能等实用工具，进一步减轻会务管理负担，提升工作效率。

增强安全性：

会议信息的保密性对于企业来说至关重要。会务服务系统可以通过加密技术保护会议信息，确保信息的安全性。

综上所述，会务服务系统通过其高效、透明、协调、成本控制、数据驱动、便捷性和安全性等优势，成为现代会议管理的重要工具，帮助企业和组织提升会议管理水平和工作效率。