办公信息系统(Office Information System,简称OIS)是一种 综合性的信息系统解决方案,主要面向政府和企事业单位,致力于改善各种办公信息的流转与管理,优化相关的办公流程,帮助客户实现成本节约和效率提升。办公信息系统由相关的硬件、软件与服务共同组成,包括计算机(硬件和软件)、通信设备、文字处理和印刷设备等,其中计算机是核心组件。
办公信息系统的构成功能主要包括:
电子文件柜:
用于存储和管理电子文件,便于检索和共享。
电子会议和通信:
支持远程会议、即时通讯等功能,提高沟通效率。
文档管理:
包括文档的创建、编辑、存储和共享,支持多种文件格式。
电子邮件:
提供电子邮件的发送和接收功能,便于内部和外部通信。
客户管理:
管理客户信息,支持客户关系管理(CRM)功能。
系统管理:
对办公系统进行配置和管理,确保系统稳定运行。
办公信息系统的价值在于:
提高工作效率:
通过自动化和数字化手段,减少手动操作,提高工作效率。
降低成本:
减少纸张、打印等传统办公成本,优化资源利用。
优化管理流程:
通过信息化手段,优化管理流程,提高决策的科学性和准确性。
增强协同能力:
支持多人协同工作,提高团队协同效率。
办公信息系统涉及多个学科,包括行为科学、系统科学、计算技术和通信技术等,是一个典型的人机系统。在这个系统中,设备和资源(包括数据和软件)是重要条件,但人的参与和决策是办公成功的关键因素。
综上所述,办公信息系统是一种以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通讯技术等现代科学技术为支撑,以提高办公管理和辅助决策水平为目的的综合性人机交互系统。