回复函的正确格式需包含以下要素，以确保规范性和有效性：

一、基本结构

标题

- 包含发文机关、事由及文种类别（如“关于……的回复函”），通常不可省略。

主送机关

- 明确标注收信单位名称及地址，顶格书写。

正文

- 开头：

使用“关于……的回复函”或“你处函收悉，经研究，现答复如下”等规范用语。

- 主体：针对来函具体问题，分点作答，如事实说明、政策依据、处理意见等。

- 结尾：使用“此复”“特此函复”等结束语。

落款

- 包含发文机关名称、日期，并加盖公章。

二、格式要求

排版规范

- 采用A4纸格式，页边距上下左右各2.5cm，行距1.5倍。

- 页眉处标注“回复函”或发文机关名称。

语言规范

- 语言简洁明了，避免模糊表述，如“根据相关文件规定”应具体说明文件名称。

- 保持客观中立态度，如对质疑需说明调查结果。

格式示例

```

关于采购项目经费使用的回复函

收文单位：[单位名称]

日期：2025年4月26日

你处函收悉，经研究，现答复如下：

一、经费使用情况说明

（一）具体支出明细

（二）合规性说明

二、后续改进措施

（三）申请追加经费的说明（如需）

若贵单位不满意本答复，可在接此答复函之日起十五个工作日内向采购人同级财政部门投诉。

此复。

[发文机关名称]

[公章]

```

三、注意事项

针对性原则

- 一事一函，避免在回复中涉及其他无关事项。

时效性要求

- 特殊情况需在15个工作日内回复。

格式调整

- 内容较多的回复可分段表述，但需保持逻辑连贯。

通过规范格式和严谨内容，可确保回复函具备法律效力和正式性。